Os que desejam manter o estoque atualizado precisam efetuar um ótimo planejamento estratégico e realizar uma série de passos importantes, como a gestão de fornecedores e aplicação de tecnologias eficientes na gestão do estoque. Pode-se cuidar dos materiais presentes no armazenamento da clínica e aumentar as chances tanto de eles estarem em bom estado como também assegurar que os itens são úteis.
No entanto, não são todos os locais que compreendem o papel que uma gestão de estoque pode exercer em uma clínica. Assim, esses ambientes podem ter riscos muito sérios de não conseguirem atuar da forma desejada e lidar com problemas relacionados a incertezas de insumos e inseguranças com realização de operações.
A Importância do Controle de Estoque em Clínicas e Hospitais
O controle de estoque em clínicas e hospitais é muito importante para proporcionar o funcionamento adequado do local, além de proporcionar a qualidade necessária. Realizar o controle cuidadoso dos itens no estoque permite que o ambiente hospitalar tenha mais segurança de ter os insumos essenciais para atuar com segurança.
Impacto de um estoque desatualizado na segurança do paciente e na eficiência operacional
Um estoque desatualizado pode atrapalhar muito a experiência do paciente em seu ambiente hospitalar, além de gerar dúvidas na equipe sobre a presença ou não dos insumos necessários para operações. A eficiência operacional é gravemente comprometida e pode gerar uma rotina bem difícil aos profissionais.
Relação entre gestão de estoque e redução de custos em médio e longo prazo
A gestão de estoque pode reduzir consideravelmente os custos no médio e no longo prazo devido à organização gerada para lidar com os insumos existentes na clínica. Assim, pode-se obter um controle bem maior e evitar gastos desnecessários com exageros de itens, permitindo o redirecionamento dos recursos para setores mais importantes no momento.
2. Planejamento Estratégico de Estoque
Realizar um planejamento estratégico de estoque é extremamente decisivo para sua clínica conseguir ter uma noção do que deve ser feito no armazenamento do estabelecimento. Por isso, cheque as etapas que detalhamos para você logo abaixo para que se possa montar um plano eficaz do seu estoque.
Análise de demanda histórica para prever necessidades (ex.: consumo mensal de materiais descartáveis)
Fazer uma análise de demanda histórica é muito importante para o planejamento, já que esse estudo vai informar quais produtos tendem a ser necessários no momento. Por meio disso, pode-se garantir mais chances da clínica prever suas necessidades e, assim, compor um planejamento mais promissor.
Classificação ABC: priorização de itens críticos (ex.: pinças hemostáticas, bisturis) vs. itens de baixo giro
Contar com a classificação ABC é essencial para você ter noção de quais itens devem ser priorizados em sua clínica. Assim, pode-se assegurar a presença de insumos mais decisivos para efetuar as operações, mas sem esquecer de outros produtos que também sejam importantes.
Definição de níveis mínimos e máximos de estoque (par levels) para evitar falta ou excesso
Definir níveis mínimos e máximos é muito importante para que seu estoque tenha uma quantidade de itens razoáveis para operar. Portanto, pode-se evitar cenários tanto de falta de produtos como também gastar recursos com itens em excesso, prejudicando a composição financeira da clínica.
3. Gestão de Fornecedores e Parcerias
A gestão de fornecedores e o cuidado com as parcerias são essenciais para manter o estoque atualizado e com produtos de mais alta qualidade. Como essa parte é extremamente decisiva para a clínica, cabe conferir algumas práticas essenciais para efetuar o processo com o cuidado necessário.
Seleção de fornecedores certificados (ex.: ISO 13485) para garantir qualidade e entrega ágil
Selecionar os fornecedores certificados (como as certificações ISO) é a primeira etapa para uma gestão adequada desses profissionais em sua clínica. Com isso, pode-se obter uma maior qualidade nos insumos presentes no ambiente hospitalar e aumentar as chances de ocorrerem entregas mais rápidas, aprimorando assim a eficiência operacional.
Negociação de contratos com cláusulas de reposição automática e descontos por volume
A negociação de contratos com cláusulas de reposição automática e descontos por volume auxiliam sua clínica a ter os produtos mais importantes com a frequência necessária, além de permitir uma economia considerável com o volume acordado no contrato. Assim, pode-se realizar uma ótima economia de recursos na sua clínica no médio e no longo prazo.
Diversificação de fornecedores para mitigar riscos de desabastecimento.
Utilizar a diversificação de fornecedores é uma estratégia muito útil para diminuir os riscos de sua clínica ficar desabastecida. Caso aconteça algum problema com um fornecedor, pode-se evitar problemas de falta de insumos e manter o andamento das atividades do estabelecimento.
4. Utilização de Tecnologia para Controle de Estoque
Utilizar tecnologia para controle de estoque é uma das práticas que mais se destaca, já que ela possibilita que a clínica aumente sua eficiência operacional e precisão de suas práticas com o armazenamento. Devido a esse poder de decisão, observe como aplicar as tecnologias para assegurar um estoque atualizado.
Softwares de gestão hospitalar com módulos de rastreamento em tempo real (ex.: Tasy, MV)
O uso de softwares de gestão hospitalar com módulos de rastreamento em tempo real é muito importante, pois essas tecnologias permitem automatizar uma série de tarefas relacionadas ao estoque. Assim, além de otimizar a rotina dos profissionais, pode-se reduzir os erros cometidos com atualizações manuais.
Implementação de códigos de barras ou RFID para monitorar validade e localização de itens
Ao implementar os códigos de barras ou RFID, pode-se fazer um monitoramento constante tanto da validade como também da localização de itens. Com isso, a clínica pode se planejar cuidadosamente para fazer as substituições dos produtos no momento correto e ter certeza de onde eles se encontram.
Alertas automatizados para reposição de estoque e vencimento de produtos
O uso de alertas automatizados para reposição de estoque e vencimento de produtos é capaz de informar aos profissionais da clínica a necessidade de obter novos itens. Evita-se, portanto, atuar com itens que já passaram da validade, o que possibilita trabalhos mais precisos e seguros no ambiente hospitalar.
5. Manutenção e Atualização de Equipamentos
A manutenção e atualização de equipamentos são extremamente importantes, pois, além de manter seu estoque atualizado, essas práticas possibilitam uma melhor atuação da equipe. Para efetuar isso da melhor maneira possível, portanto, cheque o que separamos abaixo para você executar essa parte com o máximo de precisão.
Calendário de revisões preventivas para equipamentos reutilizáveis (ex.: autoclaves, bisturis elétricos)
Observar o calendário de revisões preventivas para os equipamentos reutilizáveis permitirá que seu estoque fique sempre atualizado para os momentos de operações, principalmente as urgentes. Com isso, pode-se garantir maior segurança para a equipe utilizar os aparatos e evitar maiores problemas.
Monitoramento de obsolescência tecnológica (ex.: substituição de instrumentos ultrapassados por versões ergonômicas)
Fazer o monitoramento de obsolescência tecnológica e realizar a substituição de instrumentos ultrapassados possibilita que seu estoque esteja repleto de aparatos adequados e modernos. Dessa forma, os profissionais são capazes de atuar de maneira mais precisa e até sustentável.
Para checar se há obsolescência tecnológica, é interessante fazer checagens frequentes nos aparelhos existentes em sua clínica. Junto a isso, observe dados como as contas de energia dos últimos meses e cheque se os valores tiveram aumentos muito repentinos, o que pode informar que há aparelhos elétricos com defeito.
Descarte responsável de materiais danificados ou fora dos padrões ANVISA
Ao efetuar o descarte responsável de materiais danificados ou que estejam fora dos padrões estabelecidos pela ANVISA, é possível melhorar de maneira considerável o grau de segurança das atividades. Além disso, para evitar possíveis penalizações, os profissionais ficam mais seguros de efetuar operações, principalmente as cirurgias mais complexas.
6. Capacitação da Equipe e Protocolos Internos
A capacitação da equipe e criação de protocolos internos é um ponto muito decisivo para a obtenção de um estoque atualizado, já que ambas as partes exercem influência na eficiência operacional e na forma com a qual os profissionais guiam suas tarefas. Por isso, é essencial ter atenção para as seguintes práticas que possibilitam a criação tanto da capacitação dos profissionais como dos protocolos internos:
Treinamento periódico em gestão de estoque e uso de tecnologias
Realizar um treinamento periódico na área de gestão de estoque juntamente com o uso de tecnologias pode auxiliar a equipe da clínica responsável pelo controle do armazenamento a ter mais produtividade. Além disso, o uso de tecnologias promissoras pode reduzir drasticamente a quantidade de erros cometidos, o que colabora muito para o aprimoramento da atuação.
Opte por realizar treinamentos semanais ou quinzenais, a depender da complexidade da forma que sua clínica fará o controle do estoque. Também é recomendado que utilize esses momentos para proporcionar um cenário de interações e aprendizados a respeito das áreas, evitando assim intrigas na clínica e maximizando as chances de maior eficiência.
Padronização de checklists para auditorias mensais de estoque.
A padronização de checklists para auditorias mensais de estoque é indispensável para que a equipe da gestão de estoque possa atuar de forma padronizada, previsível e organizada. Por meio disso, pode-se obter resultados mais consistentes e identificar pontos de melhoria de uma maneira mais precisa e rápida, auxiliando para a construção de um estoque atualizado.
É importante ressaltar que você deve ter cuidado para padronizar as checklists, mas também precisa observar se o material não está ultrapassado ou com dados incorretos sobre sua clínica. Com isso, pode-se maximizar o uso do recurso, o que possibilitará que os profissionais organizem melhor o estoque.
Designação de um responsável pelo controle de inventário para evitar falhas
Com a determinação do responsável pelo controle do inventário, pode-se assegurar mais chances de redução nas falhas. Isso acontece porque não existirão muitas pessoas com excessivos dados que, a depender da forma de trabalho de cada um, possam conflitar entre si. Por isso, apenas uma pessoa qualificada pode padronizar o controle de inventário e possibilitar um aproveitamento melhor dos recursos presentes na clínica.
De preferência, opte por profissionais que consigam alinhar a praticidade e a organização sem a perda de qualidade. Por meio dessas duas características, você pode escolher um funcionário que consiga tomar decisões mais rápidas a respeito dos materiais no estoque, mas que também consiga manter a devida organização no local.
7. Adequação às Normas Regulatórias
Ter cuidado com a adequação às normas regulatórias é de extrema importância para assegurar um estoque atualizado e que não gere prejuízos na parte de conformidade da sua clínica. Devido a esse papel decisivo, observe abaixo os principais pontos de atenção da área regulatória que você deve ter para proporcionar um bom uso do estoque.
Cumprimento da RDC 15/2012 da ANVISA para armazenamento e validade de produtos médicos
O cumprimento da RDC 15/2012 da ANVISA fará com que sua clínica realize o processamento dos produtos de saúde da forma mais segura possível. Com isso, pode-se proporcionar maior segurança aos pacientes e aos profissionais da área por meio das normas e práticas estabelecidas.
Documentação obrigatória: registros de entrada, saída e lote dos materiais
Assegurar a presença da documentação obrigatória, como registros de entrada, saída e lote dos materiais utilizados na clínica, é indispensável para que sua clínica esteja nos padrões das normas regulatórias. Por meio disso, além de ter um estoque atualizado, evitam-se problemas a respeito da qualidade dos materiais utilizados e melhoram-se as chances de reduzir riscos aos pacientes com operações.
Como recomendação, sugerimos que você tenha uma planilha ou um documento próprio que reúna os registros de todas as operações efetuadas em sua clínica. Assim, pode-se acessar esses materiais sempre que for necessário e evitar que eles sejam perdidos, o que fornecerá mais segurança para a sua atuação.
8. Sustentabilidade e Redução de Desperdícios
Ter foco na sustentabilidade e redução de desperdícios se destaca na gestão do estoque, pois além de serem práticas que auxiliam na economia de recursos, elas colaboram com a preservação ambiental. Logo, pode-se contribuir com a melhora do uso financeiro da clínica, como também auxiliar na melhora das condições da natureza.
Reciclagem de embalagens e instrumentais metálicos em parceria com empresas especializadas.
A reciclagem de embalagens e instrumentais metálicos é extremamente importante, pois, além de garantir mais chances de operações ocorrerem de forma segura, é possível contribuir com a sustentabilidade. Isso acontece porque não é necessário sempre comprar instrumentais para fazer as operações.
Entretanto, é preciso ter atenção para escolher empresas especializadas para a oferta das ferramentas de maior qualidade do mercado. Com isso, há maiores probabilidades de os profissionais da clínica atuarem com eficiência, o que vai diminuir os riscos corridos pelos pacientes durante as cirurgias.
Com o catálogo da Endocommerce, portanto, você terá acesso a uma excelente variedade de instrumentais para uso. Entre em nosso site e explore toda a nossa disponibilidade de ferramentas e produtos e proporcione a segurança e eficiência que seus pacientes necessitam nas operações!
Doação de excedentes não perecíveis para instituições de baixa renda
Doações de excedentes não perecíveis às instituições de baixa renda pode ser um grande auxílio para reduzir os desperdícios de sua clínica. Além de evitar que materiais possam ser melhor utilizados em outros locais e não sejam perdidos, doar itens excedentes ajuda muito na construção de um estoque atualizado e útil para a sua clínica.
9. Tendências e Inovações em Gestão de Estoque
Tendências e inovações na gestão do estoque, como a aplicação da inteligência artificial e blockchain, são ótimas possibilidades para o futuro do controle do armazenamento nas clínicas. Com ambas, pode-se aprimorar tanto as questões relacionadas à eficiência como também proporcionar uma melhora nos erros cometidos com mais frequência.
Inteligência Artificial para previsão de demanda com base em dados históricos e sazonais
A inteligência artificial pode ser um excelente auxílio para efetuar a previsão de demanda com base nos dados históricos e sazonais ocorridos na clínica. Por meio disso, há maiores chances de o ambiente hospitalar conseguir contar com a quantidade correta de insumos para atuar com eficiência e manutenção do grau de qualidade.
A fim de exemplificar, imagine que a sua clínica teve uma alta muito recorrente em determinado tipo de cirurgia. Por meio da inteligência artificial, a sua clínica pode detectar esse padrão e saber quais são os materiais que a operação exige que devem estar presentes no estoque nos próximos períodos.
Blockchain para rastreabilidade de cadeias de suprimentos e combate a falsificações
Com a aplicação do sistema blockchain, pode-se obter um ótimo grau de rastreabilidade das cadeias de suprimento devido à transparência e grau de confiança da tecnologia. Além disso, a imutabilidade dos dados postos lá ajuda muito a combater as falsificações, o que é uma medida excelente para proporcionar a segurança necessária para mais operações.
Percebe-se como manter o estoque atualizado requer muitos cuidados relacionados à organização e uso cuidadoso das ferramentas de organização de dados. Logo, cabe à sua clínica contar com fornecedores especializados e renomados para assegurar a presença de materiais da mais alta qualidade para as operações.
Explore o nosso catálogo de instrumentais cirúrgicos, esta será a escolha mais importante para o andamento de sua clínica. Com a experiência e cuidado que a Endocommerce reúne, você poderá atuar com materiais duráveis e eficientes e fornecer o tratamento de que os seus pacientes precisam!
