Para planejar finanças e as compras de sua clínica, é necessário seguir algumas etapas muito decisivas para estudar o andamento do dinheiro que entra e sai do estabelecimento, como o diagnóstico financeiro e a estruturação de orçamento. Com todo o cuidado ao efetuar esses passos, você pode obter uma conclusão mais precisa do cenário.
Mesmo que essa parte seja decisiva para o desenvolvimento da clínica, não são poucos os profissionais que não oferecem a atenção adequada para planejar finanças do local. Assim, para evitar cenários perigosos de problemas financeiros, cheque o que a Endocommerce desenvolveu para você orientar a sua administração financeira!
1. Diagnóstico Financeiro Inicial
O diagnóstico financeiro inicial é a parte na qual você realizará de forma panorâmica o estudo da situação dos recursos da sua clínica. Por isso, estarão presentes etapas como análise de fluxo de caixa e identificação de gargalos financeiros para que se possa ter uma primeira impressão do estado das finanças.
Análise do fluxo de caixa atual: receitas fixas (consultas) vs. variáveis (procedimentos)
Analisar o fluxo de caixa atual possibilitará que você observe as movimentações de dinheiro presentes na sua clínica. De preferência, faça o mapeamento das receitas fixas e variáveis da clínica para assegurar uma coleta de dados rica para o andamento do estudo das finanças.
Identificação de gargalos financeiros (ex.: estoque ocioso, inadimplência, custos operacionais elevados)
Fazer a identificação de gargalos financeiros é a prática que você vai utilizar para determinar onde está o mau aproveitamento da sua clínica nas finanças. Por isso, tenha atenção para fenômenos como estoque ocioso, altas taxas de inadimplência e custos operacionais elevados; já que isso costuma ser um sinal de problemas na gestão financeira.
É interessante mencionar que a maioria das estratégias de finanças que proporcionam resultados positivos em clínicas são aquelas que deixam os custos mais previsíveis e que fornecem flexibilidade ao estabelecimento. Por meio desses dois pontos, o local tanto consegue ter noção de quais serão seus gastos, como também poderá ter mais formas de lidar com essas despesas.
2. Estruturação do Orçamento Anual
Realizar toda a estruturação do orçamento anual é muito importante para que sua clínica tenha uma noção mais completa dos recursos que vão existir para atuar no decorrer do ano. Com isso, pode-se garantir mais segurança financeira e ter maior previsibilidade nas tarefas que podem ser feitas com os recursos existentes.
Projeção de receitas com base em histórico de atendimentos e sazonalidade
Executar uma projeção de receitas por meio de métricas como o histórico de atendimentos e sazonalidade pode ajudar sua clínica a prever melhor a configuração financeira que se obterá nos diferentes momentos. Por meio desses dois critérios, é possível ter mais conhecimento de quais são os serviços mais solicitados pelos pacientes e observar como os períodos influenciam essas decisões.
Com isso, é possível ter um planejamento de recursos mais eficaz e que se adeque às necessidades do negócio e preparar serviços que possam auxiliar mais os pacientes e a clínica. Desse modo, tanto o lado financeiro como a parte de satisfação do paciente podem melhorar de maneira bem considerável e, assim, aprimorar o posicionamento e relevância de sua clínica na crítica.
Alocação de recursos para despesas essenciais (ex.: salários, materiais médicos, manutenção de equipamentos)
Realizar a alocação de recursos para despesas essenciais é indispensável para garantir que os custos obrigatórios sejam efetuados com a garantia necessária juntamente do prazo. Dessa forma, é preciso que o orçamento esteja estruturado para satisfazer esse ponto e, assim, evitar que os colaboradores e pacientes da clínica tenham problemas.
Reserva de emergência para imprevistos (ex.: quebra de equipamentos, crises sanitárias)
Montar uma reserva de emergência, por fim, é crucial para garantir um tratamento adequado da sua clínica contra imprevistos. Logo, caso ocorra uma quebra repentina de equipamentos caros ou se acontecerem crises sanitárias, sua clínica possui recursos suficientes para atuar de forma cuidadosa e evitar o agravamento da condição do estabelecimento.
De modo geral, é interessante que você monte uma reserva de emergência capaz de sustentar as despesas do estabelecimento por pelo menos 6 meses. Mesmo que pareça ser um valor muito alto, é interessante delimitar isso como objetivo por conta das imprevisibilidades que podem ocorrer no mercado, e, consequentemente, atingir sua clínica.
3. Gestão Estratégica de Compras
Efetuar uma gestão estratégica de compras é uma estratégia bastante importante, pois ela será a base para o uso adequado dos recursos presentes na clínica. Como a gestão vai possibilitar um aproveitamento melhor do dinheiro que o local possui, cabe observar quais são as principais práticas para garantir a realização dessa gestão.
Seleção de fornecedores certificados (ANVISA, ISO) e negociação de prazos de pagamento
Selecionar fornecedores com as devidas certificações, como ANVISA, ISO, e fazer a negociação de prazos de pagamento é essencial para você diminuir os custos que se tem com sua clínica, ponto fundamental para planejar finanças. Com essas práticas, é possível garantir itens de qualidade com preços adequados e em prazos que não comprometam o estado do estabelecimento.
Quando se selecionam fornecedores certificados, sua clínica escolherá produtos que foram julgados por órgãos competentes que afirmam sobre a segurança e qualidade daquela empresa no oferecimento daqueles itens. Toda essa construção auxiliará para que os itens presentes em sua clínica estejam na melhor forma para uso, o que proporcionará o bom andamento das operações por parte dos profissionais e melhor experiência aos pacientes.
Uso da classificação ABC para priorizar compras de insumos de alto impacto (ex.: medicamentos, materiais cirúrgicos)
Utilizar a classificação ABC poderá ajudar sua clínica a priorizar os insumos mais importantes para o trabalho que ela efetua na saúde. Com isso, pode-se garantir a compra de materiais como os instrumentais cirúrgicos e medicamentos de forma prévia e segura, fator esse essencial principalmente para clínicas que lidam com operações com urgência de forma mais frequente.
Adoção de compras coletivas com outras clínicas para reduzir custos (ex.: grupos de compra)
Aderir a compras coletivas com outras clínicas, como se encaixar em grupos de compra, pode ser uma excelente escolha para ter a contribuição de outros estabelecimentos na obtenção dos itens. No entanto, é preciso ter cuidado tanto para garantir que as clínicas presentes sejam de qualidade como também ter certeza do local onde vão adquirir os itens.
Logo, para escolher um local adequado para obter os materiais cirúrgicos, é necessário avaliar o histórico que o fornecedor apresenta juntamente com as avaliações feitas pelos clientes. Com isso, você terá maior confiança a respeito dos instrumentais oferecidos e se eles podem auxiliar o crescimento de sua própria clínica.
A Endocommerce oferece excelentes opções de materiais cirúrgicos para suas operações ocorrerem com a segurança e qualidade desejada. Explore a variedade do nosso catálogo e encontre os itens que mais se adequarem à área de sua clínica para possibilitar o amplo crescimento dela!
4. Tecnologia e Automação de Processos
O uso de tecnologia e automação de processos pode ajudar muito as finanças de sua clínica devido à redução de erros humanos e maiores possibilidades de analisar dados. Com essas possibilidades, cheque como as tecnologias podem ser aderidas ao lado financeiro da sua clínica.
Implementação de softwares de gestão (ex.: ClinicManager, Ninsaúde) para integrar finanças, estoque e agendamentos
Implementar os softwares de gestão é muito interessante, já que essas tecnologias possibilitam a integração de várias áreas da clínica, como as finanças, estoques e agendamentos. Assim, o negócio pode agir de forma mais consciente dentro das exigências do mercado.
Uso de inteligência artificial para prever demandas de suprimentos e evitar excesso/escassez
Utilizar a inteligência artificial para prever demandas de suprimentos é uma aplicação promissora para a redução de custos devido à capacidade de análise de muitos dados. Desse modo, a clínica pode prever melhor as necessidades de itens e evitar tanto excesso como escassez de itens.
Automação de pagamentos e cobranças para reduzir erros humanos e inadimplência
A automação de pagamentos e realização de cobranças é muito importante para evitar que clientes de sua clínica tenham dificuldades com pagamento. Junto a isso, essa prática pode evitar o excesso de inadimplência, problema este que compromete muito o orçamento das clínicas.
5. Redução de Custos sem Comprometer a Qualidade
Reduzir os custos sem causar comprometimentos na qualidade é uma estratégia que envolve bastante cautela por parte das clínicas, já que esses ambientes exigem muita garantia de qualidade por lidarem com a saúde dos pacientes. Desse modo, seguem algumas práticas que você pode efetuar para aumentar as probabilidades de efetuar a redução de custos sem perdas qualitativas.
Renegociação de contratos com planos de saúde e seguradoras para aumentar margens
Buscar renegociações de contratos com serviços, a exemplo dos planos de saúde e seguradoras, é muito promissor para planejar finanças, pois você pode aumentar as margens de cobertura e até diminuir os custos. Assim, é possível tornar a sua clínica mais atrativa, economizar mais recursos e aumentar a popularidade do ambiente no longo prazo.
Manutenção preventiva de equipamentos para evitar gastos com reparos emergenciais
A manutenção preventiva de equipamentos é capaz de evitar gastos com trocas frequentes ou até mesmo reparos emergenciais. Dessa forma, além de diminuir os custos que sua clínica terá, pode-se evitar que os pacientes sofram com o mau funcionamento dos equipamentos.
Terceirização de serviços não essenciais (ex.: limpeza, TI) para otimizar custos fixos
Terceirizar serviços não essenciais, como a limpeza e o TI, pode ser uma ótima solução para reduzir os custos fixos da sua clínica. Entretanto, é preciso ter cuidado com a seleção de profissionais para essas áreas, para não comprometer a qualidade de todo o funcionamento da sua clínica quando planejar finanças nessa parte.
6. Adequação às Normas Legais e Tributárias
Garantir a adequação às normas legais e tributárias é muito importante para que sua clínica possa atuar dentro das exigências regulatórias estabelecidas. Assim, além de transmitir mais confiança para os pacientes, seguir as conformidades evita que o ambiente sofra com penalizações severas.
Cumprimento da legislação trabalhista e sanitária (ex.: NR-32, RDC 50)
O cumprimento da legislação trabalhista e sanitária é essencial, pois evita que sua clínica possa sofrer penalizações, impedindo que seu ambiente não possa atuar como desejado. Como exemplos, tem-se a NR-32 que traz diretrizes para a proteção da saúde dos trabalhadores da área da saúde com a segurança desses. Vale destacar também a RDC 50, que regulamenta os projetos de arquitetura de estabelecimentos de saúde.
Planejamento tributário com contador especializado para escolher o melhor regime (Lucro Presumido vs. Simples Nacional)
Fazer um planejamento tributário com contador especializado é indispensável, pois esse profissional poderá te auxiliar a escolher o regime mais adequado para sua clínica seguir. Por isso, ouça atentamente o que ele te informará do mercado e garanta que sua gestão (principalmente a financeira) tenha noção desses dados para guiar as estratégias em cima dessas conclusões.
7. Capacitação da Equipe e Cultura Financeira
A capacitação da equipe e a criação de uma cultura financeira são muito importantes, pois as estratégias mostram aos funcionários o planejamento das finanças com as compras de sua clínica que devem ser consideradas. Observe abaixo as principais práticas para efetuar essa capacitação e criação da cultura de finanças.
Treinamentos em gestão de estoque e uso de ferramentas tecnológicas
Realizar treinamentos para gestão de estoque e uso eficaz de ferramentas tecnológicas ajudará os colaboradores a controlarem melhor os produtos e gastos da clínica. Assim, é possível aumentar a eficiência do controle efetuado e aumentar as chances de ocorrer um melhor uso dos recursos, objetivo principal de planejar finanças.
Incentivo à economia de recursos (ex.: energia, água) entre colaboradores
Conversar e incentivar os colaboradores a realizarem a economia de recursos como água, energia e eletricidade é uma estratégia muito importante para a capacitação da equipe. Assim, pode-se estabelecer uma cultura financeira de redução de gastos e uso com a maior eficiência possível, fator indispensável para planejar finanças corretamente.
Reuniões mensais para revisão de metas financeiras e ajustes estratégicos.
As reuniões mensais para revisar metas financeiras e fazer ajustes estratégicos são essenciais no ato de planejar finanças, pois estabelecem uma comunicação frequente com a equipe. Desse modo, é interessante reservar entre 30 minutos e 1 hora para realizar esse momento a fim de não tomar muito tempo dos colaboradores.
8. Sustentabilidade e Responsabilidade Social
Sustentabilidade e responsabilidade social devem fazer parte do planejamento das finanças e das compras de sua clínica devido ao cuidado realizado com o ambiente, os pacientes e a saúde financeira de seu local. Cabe, portanto, observar como essas estratégias podem ser feitas da melhor maneira possível para planejar finanças.
Reciclagem de materiais descartáveis (ex.: plásticos, papéis) e parcerias com cooperativas.
A reciclagem de materiais recicláveis, como papéis e plásticos, é essencial para possibilitar que sua clínica realize economias financeiras, além de contribuir para a preservação do meio ambiente. Desse modo, as parcerias com cooperativas são a melhor estratégia para realizar a prática com bastante precisão.
Doação de excedentes não perecíveis (ex.: luvas, máscaras) para instituições carentes.
Fazer a doação de excedentes não perecíveis, como luvas e máscaras, para instituições carentes é uma prática muito importante para a sustentabilidade e responsabilidade social. Isso acontece porque a doação possibilita que os itens que não seriam utilizados em sua clínica sejam aproveitados, e também mostra ao seu estabelecimento a importância da doação.
9. Tendências e Inovações para o Futuro
O uso de blockchain, adoção de pix automático e aplicação de modelos de assinatura são alguns exemplos de tendências e inovações para o futuro das finanças de sua clínica. Como elas são bem promissoras, cabe observar detalhes dessas possibilidades logo abaixo para uma compreensão mais aprimorada.
Adoção de criptomoedas ou Pix Automático para agilizar transações
Com a adoção de criptomoedas ou Pix automático, as transações da sua clínica podem se tornar bem mais ágeis devido à praticidade e segurança que ambos os sistemas conseguem proporcionar. Dessa forma, pode-se fazer o tratamento financeiro com maior velocidade e aumentar as chances de ocorrerem operações mais otimizadas.
Blockchain para rastrear compras e garantir autenticidade de insumos médicos
A aplicação de blockchain para rastrear compras e fornecer a autenticidade de insumos médicos é uma tendência muito promissora. Isso acontece porque o sistema blockchain permite a transparência e segurança dos dados juntamente com a acessibilidade das partes da negociação.
Modelos de assinatura para serviços recorrentes (ex.: manutenção de equipamentos)
Utilizar os modelos de assinatura em serviços recorrentes é uma tendência muito interessante, pois se pode ter um custo fixo para fazer atividades como a manutenção de equipamentos. Com isso, alguns gastos da clínica ficam bem previsíveis e facilitam tanto a realização como a interpretação do planejamento financeiro do local. Isso possibilita a criação de estratégias mais promissoras.
Nota-se como planejar finanças e compras da clínica é extremamente importante para que seu estabelecimento consiga manter uma boa saúde financeira. Junto a isso, o devido cuidado nessa parte possibilita que o estabelecimento mantenha o bom suprimento das demandas de materiais, evitando problemas nas operações.
Entretanto, é nítido observar que é necessário contar com ótimos ambientes para fornecer os materiais de maior qualidade e com um preço competitivo ao mercado. Por isso, explorar o catálogo disponível aqui, na Endocommerce, é a sua melhor forma de obter maiores chances de atuar com a precisão desejada e ter mais chances de economizar recursos.
